Call us now:
إعداد لائحة تعارض المصالح في الشركات لم يعد من الموضوعات التي تصلح لها عبارة عامة مثل “يلتزم الجميع بالنزاهة”. فالتعارض قد يظهر في عقد مع شركة يملكها عضو مجلس الإدارة، أو في توظيف قريب، أو في شراء أصل من طرف مرتبط، أو في استغلال فرصة استثمارية وصلت إلى المسؤول بسبب منصبه، أو في مشاركة المدير في نشاط ينافس الشركة. ولهذا يقرر نظام الشركات السعودي واجبات صريحة للعناية والولاء وتجنب التعارض والإفصاح عن المصالح، ويضع آثاراً قانونية عند مخالفة تلك الواجبات.
اللائحة الجيدة لا تفترض أن كل تعارض فساد، بل تميز بين وجود المصلحة وبين طريقة إدارتها. فقد توجد معاملة مشروعة ومفيدة للشركة مع طرف ذي علاقة، لكن سلامتها تتطلب اكتشاف المصلحة، وتقييمها، والحصول على الترخيص المطلوب، وامتناع صاحب المصلحة عن التصويت حيث يلزم، وتوثيق القرار وإثبات عدالة الشروط. لذلك فإن الهدف هو منع القرار الخفي أو المنحاز، لا منع العلاقات التجارية الطبيعية دون سبب.
المحتويات
إخفاء
الأساس النظامي للائحة تعارض المصالح
تقرر المادة السادسة والعشرون من نظام الشركات على مدير الشركة أو عضو مجلس إدارتها واجبات العناية والولاء، ومنها العمل لمصلحة الشركة، واتخاذ القرارات باستقلال، وتجنب حالات تعارض المصالح، والإفصاح عن أي مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في الأعمال والعقود التي تتم لحساب الشركة، وعدم قبول منفعة من الغير مرتبطة بدوره في الشركة.
وتنتقل المادة السابعة والعشرون من الواجب العام إلى حالات أكثر تحديداً. فهي تمنع المدير أو عضو المجلس من وجود مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في أعمال وعقود الشركة إلا بترخيص من الجهة المخولة، كما تمنع المنافسة دون ترخيص، وتمنع استغلال أصول الشركة أو معلوماتها أو الفرص الاستثمارية المعروضة عليه بسبب منصبه لتحقيق مصلحة مباشرة أو غير مباشرة. وفي شركة المساهمة، تضيف المادة الحادية والسبعون التزاماً فورياً بإبلاغ المجلس بالمصلحة وإثبات الإبلاغ في المحضر وعدم مشاركة العضو في التصويت المتعلق بها.
لماذا تحتاج الشركة إلى لائحة مستقلة إذا كان النظام واضحاً؟
النظام يحدد الواجب والحدود الأساسية، لكن العمليات اليومية تحتاج تفاصيل لا يمكن للنص العام أن يكررها لكل شركة. اللائحة الداخلية تجيب عن أسئلة عملية مثل: من يعد “طرفاً مرتبطاً” داخل الهيكل الفعلي؟ كيف يقدم الموظف أو المدير الإفصاح؟ لمن يرسل؟ ما المدة؟ متى يجب تحديثه؟ من يراجع التعارض؟ ما الحالات التي تستلزم إحالة الموضوع إلى المجلس أو الجمعية؟ أين يحفظ السجل؟ وما الجزاء الداخلي إذا لم يفصح الشخص في الوقت المحدد؟
كما تساعد اللائحة الشركة على توحيد المعاملة بين أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين والموظفين المسؤولين عن المشتريات والاستثمار والموارد البشرية. ويمكن الاستفادة من أفكار دليل حوكمة المنشآت ذات الأغراض الخاصة في تصميم سجل التعارض ونماذج الإفصاح والمحاضر، لأن المشكلات نفسها تظهر كلما تعددت الأدوار أو الأطراف المرتبطة.
الخطوة الأولى: تعريف التعارض بصورة عملية
يُفضّل أن تبدأ اللائحة بتعريف واضح للتعارض الفعلي والمحتمل والمتصور. التعارض الفعلي يعني وجود مصلحة حالية قد تؤثر في الحياد. والمحتمل يعني أن الظروف قد تتحول إلى تعارض عند وقوع حدث معين. أما التعارض المتصور فيتعلق بوضع قد يبدو للغير مؤثراً في الاستقلال حتى لو رأى الشخص نفسه قادراً على الحياد. هذا التقسيم يساعد على اكتشاف المشكلات مبكراً بدلاً من انتظار توقيع العقد.
ولا ينبغي حصر المصلحة في الملكية المباشرة. فقد تكون غير مباشرة من خلال قريب أو شركة يسيطر عليها الشخص أو منفعة مالية أو منصب إداري أو عمولة أو هدية أو علاقة تعاقدية. لذلك يجب أن ترتبط التعريفات بطبيعة الشركة ونطاق النظام واللوائح القطاعية، وأن تُراجع دورياً.
الخطوة الثانية: تحديد الأشخاص الخاضعين للسياسة
من الخطأ قصر السياسة على أعضاء مجلس الإدارة إذا كانت مخاطر الشركة تنشأ أيضاً لدى الإدارة التنفيذية أو فرق المشتريات أو الاستثمار أو التوظيف. يمكن أن تشمل السياسة أعضاء مجلس الإدارة واللجان، والرئيس التنفيذي وكبار التنفيذيين، والموظفين في الوظائف الحساسة، وأي شخص لديه سلطة توقيع أو اختيار مورد أو اعتماد دفعة أو تقييم استثمار.
ومع ذلك يجب التفريق بين الالتزامات النظامية الخاصة بعضو المجلس وبين قواعد الشركة الداخلية التي توسع نطاق الإفصاح. فلا يجوز أن توحي اللائحة بأن الإجراء الداخلي يحل محل موافقة أو ترخيص أو إفصاح تطلبه الأنظمة أو لوائح هيئة السوق المالية للشركات المدرجة.
الخطوة الثالثة: نموذج الإفصاح وسجل المصالح
يجب أن يكون الإفصاح سهلاً ومحدداً. يتضمن عادة اسم الشخص وصفته، ووصف المصلحة، والأطراف ذات الصلة، ونوع العلاقة، والقيمة التقريبية إن أمكن، وتاريخ العلم، وما إذا كانت المعاملة قائمة أو مقترحة. يرسل النموذج إلى أمين سر المجلس أو مسؤول الحوكمة أو الامتثال وفق الهيكل المعتمد، ثم يسجل في سجل مركزي يمكن مراجعته.
ويفضل وجود إفصاح دوري سنوي إلى جانب الإفصاح الفوري عند ظهور مصلحة جديدة. الاعتماد على الإقرار السنوي وحده خطر؛ فقد تتغير ملكية عضو أو عمل قريبه أو يدخل في مجلس شركة أخرى بعد أشهر من الإقرار. لذلك تنص السياسة على واجب تحديث مستمر.
الخطوة الرابعة: مسار تقييم التعارض
بعد الإفصاح لا ينبغي أن يكون القرار بيد صاحب المصلحة. تحدد اللائحة جهة مستقلة نسبياً لمراجعة التعارض: لجنة مختصة، أو لجنة المراجعة في الحالات المرتبطة بعملها، أو مجلس الإدارة مع استبعاد العضو صاحب المصلحة، أو الجمعية العامة إذا تطلب النظام ذلك. ويشمل التقييم: هل المعاملة في مصلحة الشركة؟ هل شروطها مماثلة للسوق؟ هل توجد بدائل؟ هل القيمة جوهرية؟ هل تتكرر؟ هل الطرف المرتبط يستطيع التأثير في القرار؟
يمكن أن يستخدم التقييم معياراً مبنياً على المخاطر. فشراء خدمة صغيرة بشروط عامة للجميع يختلف عن بيع أصل جوهري أو منح عقد طويل الأجل لشركة يملكها عضو مجلس الإدارة. وكلما ارتفعت القيمة أو أثر القرار أو قوة العلاقة زادت الحاجة إلى مستوى أعلى من الموافقة والمستندات المستقلة.
الخطوة الخامسة: الامتناع عن التصويت والمشاركة
في شركة المساهمة، عندما يكون لعضو المجلس مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في الأعمال والعقود التي تتم لحساب الشركة، يجب عليه إبلاغ المجلس فور علمه، ويثبت ذلك في المحضر، ولا يشارك في التصويت على القرار المتعلق بالمصلحة في المجلس والجمعيات العامة وفق أحكام النظام. ولائحة الشركة ينبغي أن تترجم ذلك إلى خطوات واضحة: متى يغادر العضو الجزء الخاص بالمناقشة؟ هل يجوز له تقديم معلومات فنية قبل المغادرة؟ كيف يثبت الامتناع في المحضر؟ ومن يحسب النصاب؟
لا يكفي أن تقول السياسة “يمتنع العضو عند التعارض”. الأفضل أن يوجد نموذج للمحضر وسطر ثابت يبين اسم صاحب المصلحة وطبيعتها ووقت خروجه من النقاش وعودته ونتيجة التصويت. هذه الدقة تقلل الخلافات حول ما حدث فعلياً.
الهدايا والضيافة والمنافع
تعارض المصالح لا يقتصر على العقود. فقد تؤثر الهدايا والرحلات والخصومات والمزايا التي يقدمها مورد أو عميل في حياد القرار. لذلك تحدد السياسة ما إذا كانت الهدايا محظورة أو مسموحة بحدود رمزية، ومن يوافق عليها، وكيف تسجل، وما التصرف إذا تعذر رفضها لأسباب بروتوكولية. وينبغي أن يكون المعيار قابلاً للتطبيق لا مثالياً على الورق فقط.
المنافسة والفرص الاستثمارية ومعلومات الشركة
من أهم ما يجب أن تعالجه اللائحة وجود عضو أو مدير في نشاط قد ينافس الشركة، أو تلقيه فرصة استثمارية بصفته الوظيفية ثم استغلالها لنفسه أو لطرف مرتبط. النظام يمنع المنافسة واستغلال أصول ومعلومات وفرص الشركة ضمن الشروط المنصوص عليها. لذلك توضح السياسة متى يجب الإفصاح عن العضويات الخارجية والاستثمارات والنشاط التجاري الشخصي، وكيف يتم فحص ما إذا كان النشاط منافساً فعلاً.
هذا الجانب يظهر كثيراً في الشركات العائلية والمجموعات متعددة الكيانات. فقد يكون الشخص عضواً في أكثر من شركة داخل المجموعة، وتكون المصالح متقاربة لا متطابقة. هنا تساعد اتفاقيات المساهمين ومصفوفات الصلاحيات على إدارة التداخل. ويمكن مراجعة عقود الشراكة السعودية الأجنبية لفهم كيف تؤثر المصالح المتعددة على القرارات وحقوق المستثمرين.
التعاملات مع الأطراف ذات العلاقة
يفضل أن ترتبط لائحة التعارض بسياسة مستقلة أو قسم خاص للمعاملات مع الأطراف ذات العلاقة. تشمل الضوابط تحديد الطرف، والتحقق من السعر أو الشروط، وإرفاق عروض مقارنة أو تقييم مستقل عند الحاجة، وتحديد مستوى الموافقة، والإفصاح المحاسبي والنظامي المطلوب، وحفظ المستندات. فالخلل الأكثر شيوعاً ليس وجود المعاملة، بل عدم إثبات أنها خضعت لمسار عادل.
الجزاءات الداخلية والإبلاغ عن المخالفات
السياسة التي لا تبين أثر عدم الإفصاح قد تتحول إلى وثيقة توعوية فقط. يمكن أن تحيل اللائحة إلى لائحة العمل أو سياسات الانضباط بالنسبة للموظفين، وإلى اختصاصات المجلس والجمعية بالنسبة للأعضاء، مع التأكيد أن الجزاء الداخلي لا يلغي الآثار أو الحقوق التي يقررها النظام. كما ينبغي توفير قناة للإبلاغ عن تعارض غير مفصح عنه مع حماية السرية ومنع الانتقام وفق السياسات المعتمدة.
كيف تكتب اللائحة بطريقة قابلة للتنفيذ؟
- مقدمة تحدد الهدف والنطاق والمرجعية النظامية.
- تعريفات للتعارض والمصلحة والطرف المرتبط والهدايا والمنافسة.
- تحديد الفئات الخاضعة للسياسة والمسؤول عن إدارتها.
- واجب الإفصاح الأولي والسنوي والفوري عند تغير الظروف.
- نموذج موحد للإفصاح وسجل مركزي للمصالح.
- معايير لتقييم جوهرية التعارض وعدالة المعاملة.
- ضوابط الامتناع عن النقاش والتصويت وتوثيق ذلك.
- إجراءات الترخيص أو الموافقة وفق نوع الشركة والجهة المختصة.
- ضوابط الهدايا والمنافسة والفرص الاستثمارية والمعلومات السرية.
- التعاملات مع الأطراف ذات العلاقة والتسعير أو التقييم المستقل.
- الحفظ والسرية وفترات الاحتفاظ بالمستندات.
- المتابعة والتدريب والمراجعة السنوية للسياسة.
اختبار عملي للائحة قبل اعتمادها
أفضل طريقة لاختبار السياسة هي تشغيل سيناريوهات عليها. مثال: عضو مجلس يملك حصة مؤثرة في شركة مورد مرشحة لعقد جديد. هل يعرف أين يفصح؟ من يقيّم العرض؟ هل يشارك في المناقشة؟ هل يلزم ترخيص من الجمعية أو الجهة المفوضة؟ من يوقع العقد؟ ماذا يسجل في المحضر؟ مثال آخر: مدير مشتريات حصل على رحلة مدفوعة من مورد. هل توجد قيمة قصوى للهدايا؟ هل يسجلها؟ ما أثر قبولها على المناقصة؟ إذا لم تجب السياسة بسرعة ووضوح، فهي تحتاج إعادة صياغة.
ويمكن لمكتب متخصص في قانون الشركات مراجعة الصياغة وربطها بنظام الشركة الأساس واتفاقيات المساهمين وسياسات المشتريات والموارد البشرية، بدلاً من اعتماد نموذج معزول. كما يمكن الرجوع إلى النماذج الاسترشادية لأعمال الشركات المنشورة من وزارة التجارة كمصدر مساعد، مع عدم افتراض أن النموذج العام يغطي ظروف كل شركة.
التدريب والمراجعة الدورية
حتى أفضل لائحة تفقد أثرها إذا لم يعرفها العاملون. لذلك يستحسن تدريب أعضاء المجلس والإدارة والوظائف الحساسة عند الانضمام ثم بصورة دورية، مع أمثلة مستمدة من نشاط الشركة. يجب أن يعرف الموظف الفرق بين الهدية المقبولة والمنفعة المؤثرة، ويعرف المدير متى تكون علاقته الخارجية قابلة للإفصاح، ويعرف أمين السر كيف يوثق الإفصاح والامتناع عن التصويت.
وتراجع اللائحة سنوياً أو عند تغير هيكل الملكية أو دخول مستثمر أو تحول شكل الشركة أو الإدراج أو حصول صفقة كبيرة. كما يراجع سجل المصالح مع سجل الموردين والعملاء والأطراف ذات العلاقة عند الإمكان، لأن المطابقة قد تكشف علاقة لم يفطن إليها الفريق عند التعاقد.
أخطاء ينبغي تجنبها
من الأخطاء نسخ تعريفات واسعة جداً تجعل كل علاقة تعارضاً دون تمييز، أو وضع حد مالي ثابت لا يناسب حجم الشركة، أو تكليف الرئيس التنفيذي وحده بالموافقة على تعارض يتعلق به، أو إهمال تحديث السجل، أو عدم تدريب أمناء السر على توثيق الامتناع عن التصويت. ومن الأخطاء أيضاً استخدام السياسة لإضفاء مشروعية على معاملة تتطلب موافقة نظامية لم تحصل عليها.
ومن المهم ربط السياسة بالمخاطر وبموضوع حوكمة الإفصاح والتقارير المالية. التعامل مع طرف ذي علاقة قد يتطلب إفصاحاً في القوائم المالية وفق المعايير المعتمدة، كما قد يكون له أثر على تقرير المجلس أو المراجع. لذلك يجب أن يصل سجل المصالح إلى الأشخاص المسؤولين عن التقارير المالية دون الإخلال بالسرية.
روابط داخلية مرتبطة بالحوكمة والشركات
للاطلاع على خدمات الموقع يمكن الرجوع إلى خدمات المكتب القانونية وإلى صفحة المحامي التجاري. وإذا كانت السياسة تُعد لشركة جديدة، يفيد مراجعة دليل تأسيس الشركات الناشئة وربطها منذ البداية بعقد التأسيس ونظام الشركة الأساس. كما يمكن العودة إلى الرئيسية للوصول إلى بقية موضوعات الشركات.
مصادر رسمية
- نظام الشركات السعودي – هيئة الخبراء بمجلس الوزراء.
- اللائحة التنفيذية لنظام الشركات – وزارة التجارة.
- نماذج أعمال الشركات – وزارة التجارة.
- لوائح هيئة السوق المالية للشركات المدرجة والكيانات الخاضعة للهيئة.
أسئلة شائعة
هل وجود تعارض مصالح يعني أن المعاملة باطلة دائماً؟
لا. يختلف الأثر حسب نوع التعارض والإجراء المتبع والنظام المطبق. قد تكون المعاملة ممكنة إذا تم الإفصاح والترخيص والموافقة وفق المتطلبات، بينما يمكن أن تنشأ حقوق بالإبطال أو استرداد المنفعة أو التعويض عند المخالفة في الحالات التي ينص عليها النظام.
هل يجب على العضو الإفصاح عن المصلحة غير المباشرة؟
نعم، النظام يشير إلى المصلحة المباشرة وغير المباشرة. لذلك يجب ألا يقصر النموذج الداخلي الإفصاح على الملكية الشخصية المباشرة.
هل اللائحة مطلوبة للشركات غير المدرجة؟
قد تختلف المتطلبات التفصيلية بحسب الشكل والجهة الرقابية، لكن وجود سياسة مكتوبة يعد وسيلة عملية لتنفيذ واجبات العناية والولاء والإفصاح وإدارة التعارض المنصوص عليها في نظام الشركات، خصوصاً عندما تتعدد الأطراف والقرارات.
من يدير سجل تعارض المصالح؟
يعتمد ذلك على هيكل الشركة. قد يكون أمين سر المجلس أو مسؤول الحوكمة أو الامتثال أو الإدارة القانونية، بشرط وضوح المسؤولية وسهولة وصول المجلس والمراجع والأشخاص المخولين إلى المعلومات اللازمة.
تنبيه: هذا المقال معلومات عامة، وصياغة لائحة فعلية يجب أن تراعي شكل الشركة ونظامها الأساس وقطاعها وما إذا كانت مدرجة أو خاضعة لجهة تنظيمية خاصة.
